Tras la suspensión inicial de los plazos y procesos en los centros de arbitraje y mediación a nivel nacional debido al Estado de Emergencia por la pandemia COVID-19, en los últimos días varios centros de arbitraje y mediación han decidido reanudar sus servicios de manera digital o virtual con el afán de que el acceso a la justicia de sus usuarios no se detenga.

Específicamente, el Centro de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Quito (CAM) aprobó el pasado 14 de abril de 2020 una reforma al Reglamento de Funcionamiento del Centro de Arbitraje y desde el 22 de abril ha hecho públicas sus Normas para la Utilización de Medios Telemáticos en los Procesos de Arbitraje y Mediación. Creemos que esta es una gran iniciativa por parte de la CAM y muy buenas noticias para el arbitraje nacional, demostrando una vez más la flexibilidad y adaptabilidad que caracterizan a los mecanismos de resolución alternativa de disputas, incluso en tiempos complicados como los actuales.

La reforma introduce cuatro artículos nuevos al Reglamento del CAM: el 30 en lo que respecta a las audiencias telemáticas de mediación, los artículos 56 y 57 que regulan la presentación de escritos por correo electrónico y las audiencias de arbitraje por medios telemáticos y una Disposición Transitoria final por la que introduce las Normas para Utilización de Medios Telemáticos.

  1. Inclusión del artículo 30 sobre la mediación por medios telemáticos:
  • Este artículo permite que las audiencias de mediación puedan realizarse a través de cualquier medio que ofrezcan las tecnologías de la información y la comunicación;
  • Requiere que las partes acrediten su identidad al inicio de la audiencia;
  • Prohíbe la grabación de las audiencias de mediación, a efectos de salvaguardar la confidencialidad;
  • Prevé la posibilidad de: (i) actas de acuerdo suscritas electrónicamente por el mediador y las partes y (ii) acta de imposibilidad de acuerdo o una constancia de imposibilidad de mediación electrónicas;
  • Autoriza que las convocatorias a audiencia de mediación sean firmadas electrónicamente y notificadas por correo electrónico.
  1. Inclusión del artículo 56 sobre escritos presentados por correo electrónico:
  • Prevé la posibilidad de que en casos de fuerza mayor o por disposición del Centro la recepción de demandas arbitrales, contestaciones a la demanda, reconvenciones y reformas a las mismas se realice por correo electrónico, para lo que se requiere que:
  • Dichos escritos contengan la firma electrónica o manuscrita escaneada de las partes y sus abogados;
  • Los anexos estén escaneados y debidamente numerados (foliación digital).
  • Requiere que eventualmente los documentos se remitan físicamente al Centro y que el contenido de estos coincida íntegramente.

Es interesante notar que la idea está pensada como un mecanismo extraordinario que, a falta de autorización del Centro, no está previsto utilizarse cuando cese la fuerza mayor. Esto también se evidencia en el requisito posterior de la presentación física de los escritos. Este segundo punto es de interés, ya que, debido a que el expediente deber ser exacto, las copias escaneadas deberían estar ya certificadas o contar con todos los requisitos de validez al momento de su envío por correo electrónico, lo que podría crear algo de dificultades debido al limitado uso de notarías durante la pandemia.

  1. Inclusión del artículo 57 sobre audiencias o diligencias arbitrales telemáticas:
  • Permite la celebración de audiencias o diligencias por cualquier medio telemático, ya sea por petición de parte o del Tribunal.
  • Se permite la suscripción de actas de audiencias electrónicas entre personas que sí están físicamente presentes en la diligencia, que pueden firmar, con otras que están conectadas de manera telemática, quienes confirmarán su identidad al inicio y su comparecencia estará acreditada por el secretario arbitral; o si todas las personas estuviesen telemáticamente conectadas, estas confirmarán su identidad al inicio y los árbitros y secretario lo certificarán en el acta.
  • Las partes que posean firma electrónica podrán también suscribir el acta de esa forma.
  • Se adjuntarán al proceso las constancias electrónicas, magnetofónicas, grabaciones o cualquier otro medio que permita la conservación íntegra de la diligencia.
  • Las providencias u órdenes procesales que expidieren los árbitros y/o la dirección del Centro podrán ser firmadas electrónicamente y notificadas vía correo electrónico.

En el caso de las audiencias virtuales, la norma parece más general y no necesariamente restringida a casos de necesidad o fuerza mayor. Es interesante plantearse si una parte pudiera negarse o no a practicar una audiencia o diligencia telemática.

Un punto que notar es que no cambia la norma respecto de las citaciones físicas contenida en el artículo 52 del Reglamento, por lo que, a pesar de la posibilidad de presentar escritos de proposición por correo electrónico y celebrar audiencias telemáticas, vemos que los procesos podrían dilatarse en sede de citación.

  1. Nueva Disposición Transitoria – Normas para la Utilización de Medios Telemáticos.

La CAM ha expedido un documento nuevo destinado a reglar la utilización de los medios telemáticos que autoriza con su reforma al Reglamento, lo que consideramos es un acierto y ayudará a guiar los procedimientos nuevos y en curso. Estas normas tratan en detalle la forma como se deben presentar los escritos, pagar las tasas del Centro, llevar a cabo las audiencias, sorteos de árbitros y posesión de árbitros y dan ciertas directrices generales sobre el tipo de equipos que se requiere, tales como micrófonos y cámaras, así como el software recomendado.

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